業務効率化の基本的な考え方と手法。

業務効率化の基本的な考え方は
「業務の全体像を掴み、出来る限りシンプルに改善する。」
これだけです。
その手法をお伝えします。
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1.ダブリをなくす
2.中間は要らない、直接やり取り
3.共有する
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1.ダブリをなくす

業務効率化の基本的な手法として、ダブリをなくすというの手法があります。
これは、本来であれば1回で済む業務を何回もやっているというパターンの改善に有効です。
1番分かりやすい例は、メールのチェックです。
本来であれば1日数回まとめてやればいいものです。
逐一メールをセンター問い合わせして、メールが来ていた場合は、1つ1つ一目を通してという行動。
これは「ダブリ」です。
メールの他にも、ダブリをしている作業は結構あります。
このダブリをある程度まとめることで、業務の効率化をはかることができます。

2.中間は要らない、直接やり取り

業務効率化の基本的な手法として、中間を無くすという手法があります。
これは、例えば稟議書を通す時をイメージして頂くと分かりやすいかもしれません。
稟議書というのは、平社員が起案した案件を、まず直属の上司に確認して、その後部門長に確認して、その後取締役が確認して、執行役員が確認して、その後社長が確認をして、はじめてその案件の許可がおります。
稟議書の場合は、会社の資産や経費に関わることなのでこういった確認作業はあってしかるものだと思います。
でも、実際のなんてことない業務の案件で、稟議書のようになっているパターンは結構あります。
要するに、中間が多すぎて物事がスムーズに行かないというパターンです。
中間を出来る限り削ることで業務効率化がはかれます。

3.共有する

業務効率化の基本的な手法として、情報を共有するということもあげられます。
上の世代が業務でした成功例はマニュアルになりますし、失敗談は反面教師になります。
下の世代が、こういった上の世代の情報を持っていたら、上の世代がした失敗を繰り返すこともなくなります。
マニュアルがあれば、いちいちやり方から考える必要がありません。
大幅に時間の短縮になります。
情報の共有が出来ていないと、こういった例の他にも確認作業が多くなったり、時間のロスが多くなります。
そういった意味でも、情報の共有化は業務効率化に効果的です。
ということで業務効率化の基本的な考え方と手法。でした。
またブログ書きます。
今後とも、何卒宜しくお願い申し上げます。
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